BUDGET E ORGANIZZAZIONE
Confrontare davvero due preventivi di location
Due location possono proporre importi simili e includere servizi molto diversi. Un confronto utile parte da un perimetro comune.
Separare affitto e servizi
Chiedi un importo per la disponibilità degli spazi, poi il dettaglio di ristorazione, personale, arredi, tecnica e sicurezza. Imposte ed eventuali minimi di consumazione devono essere espliciti. Un budget a persona non sostituisce il costo totale del progetto.
Contare le ore meno visibili
Allestimento, consegna e disallestimento occupano la location oltre la presenza degli ospiti. Verifica accessi consentiti, costi per il superamento degli orari e condizioni di pulizia. Chiedi chi riceve il materiale e dove può essere depositato.
Verificare cosa succede se il progetto cambia
Una variazione nel numero di partecipanti, un cambio di data o un evento meteorologico possono modificare l’offerta. Fai precisare scadenze, acconti, regole di cancellazione e piano alternativo. Confronta i documenti scritti, non solo la presentazione commerciale.